Teraz, bardziej niż kiedykolwiek, umiejętność prowadzenia projektów na odległość staje się koniecznością. W Startup House mamy doświadczenie w pracy z klientami z całego świata, jeszcze przed pandemią zorganizowaliśmy wiele zdalnych warsztatów Design Sprint. W tym artykule opowiemy Ci, jak wygląda pierwsza faza naszych projektów.
Z całą pewnością, jest to bardzo modne pojęcie. Co czyni go tak wyjątkowym? To kompletny proces mający na celu szybką walidację koncepcji biznesowych poprzez ideację, prototypowanie i testowanie z użytkownikami. Pozwala skutecznie pracować nad wspólnym zrozumieniem problemu oraz nad jego rozwiązaniem. Każdy Design Sprint (zdalny lub stacjonarny) to doświadczenie zespołowe, które obejmuje burzę mózgów, innowacyjne podejście, metodę Design Thinking i elementy strategii biznesowej.
Design Sprint pomaga tworzyć i walidować rozwiązania problemu, który jest punktem wyjściowym dla projektu. Zdefiniowanie tego problemu jest kluczowe. Jeśli go zabraknie, łatwo spędzić tydzień na “zabawie” polegającej na tworzeniu abstrakcyjnych założeń, nie posuwając się dalej. Z drugiej strony, można zbyt mocno zawęzić początkowy problem, ograniczyć możliwe rozwiązania i stracić szansę na innowacje.
Design Sprint trwa zazwyczaj pięć dni (dla najbardziej typowych wersji) lub cztery (dla Design Sprint 2.0 i zdalnego Design Sprint). W procesie tym zawsze przechodzi się przez wszystkie fazy:
1. Mapowanie problemu, zawężanie obszarów, na których należy się skupić,
2. Wstępne szkicowanie rozwiązań,
3. Wybór rozwiązania i dostosowanie go do naszych potrzeb,
4. Prototypowanie rozwiązania,
5. Testowanie rozwiązania z użytkownikami i zbieranie informacji zwrotnej.
W zdalnym Design Sprincie i Design Sprint 2.0 pierwsze dwie fazy są ograniczone do jednego dnia, aby skrócić proces i zapewnić sobie więcej czasu na opinie użytkowników. Aby zobaczyć, jak wygląda proces rozłożony na cztery dni warsztatów, obejrzyj wideo.
Po pierwsze, zebranie całego zespołu w jednym miejscu może być nie lada wyzwaniem. Przeprowadzając spotkania zdalnie, możemy zebrać wszystkich razem, bez względu na ich lokalizację. Dzięki internetowi możesz współpracować z ludźmi z każdej części świata, w różnych strefach czasowych. Oznacza to brak drogich, czasochłonnych podróży i dużo większą elastyczność. Możesz łatwo omawiać swoje pomysły z ekspertami i zaplanować więcej wywiadów, aby uzyskać dodatkowe informacje zwrotne.
W większości biur zapewnienie sali odpowiedniej dla warsztatu to luksus, zwłaszcza jeśli potrzebujesz jej na cztery lub pięć dni z rzędu. Poza tym, nie ma potrzeby sprzątania po warsztatach!
Nie trzeba też używać żadnych fizycznych materiałów i można zaoszczędzić dużo czasu po warsztacie. Bądźmy szczerzy: jak często po zakończeniu Design Sprintu oglądałeś zdjęcia ścian pokrytych kartkami samoprzylepnymi? Ile czasu zajęło Ci przepisanie tych notatek, aby później się nimi podzielić? Teraz masz je od razu na wirtualnej tablicy i, co bardzo ważne, nie marnujesz papieru.
Kolejną zaletą jest znacznie bardziej anonimowe środowisko, które pozwala uczestnikom generować więcej pomysłów. Inni uczestnicy zobaczą Twoje pomysły na ekranie, więc nie musisz martwić się o ich prezentację, jeśli to stanowi problem. Taka swoboda jest szczególnie przydatna podczas burzy mózgów. A głosowanie może być również całkowicie anonimowe.
Przy odpowiednim podejściu prowadzenie warsztatu okazuje się łatwiejsze niż w “realu”: masz po prostu więcej możliwości kierowania pracą zespołu. Możesz spisać i udostępnić instrukcje. Wszystko, co dzieje się na tablicy, jest widoczne dla każdego uczestnika, a Ty możesz bez problemu przejść od jednej osoby do drugiej, aby szybko coś wyjaśnić. Czy jako moderator potrzebujesz czegoś więcej?
Członkowie zespołów uczestniczących w warsztatach bardzo często tracą koncentrację i zdalny Design Sprint nie jest tu wyjątkiem. Zawrzyjmy umowę ze wszystkimi uczestnikami, aby ograniczyć do minimum tak zwane “rozpraszacze”, jak korzystanie z telefonów i innych urządzeń poza wyznaczonymi przerwami.
Najtrudniejszą częścią Design Sprintu jest znalezienie balansu pomiędzy zagłębieniem się w szczegóły a zarządzaniem energią uczestników. To powinno być produktywne, ale też przyjemne doświadczenie. Dla większości osób spędzanie wielu godzin przed ekranem komputera jest wyczerpujące, dlatego należy zaplanować krótkie sesje. Krótsze sesje oznaczają dla moderatora bardziej skupiony i zmotywowany zespół. Ponadto, ponieważ sesje są intensywniejsze, a Ty chcesz osiągnąć jak najwięcej, musisz zadbać o to, by każdą minutę wykorzystać efektywnie.
W zdalnych Design Sprintach bardzo ważne jest posiadanie kompetentnego moderatora. Osoba ta musi poradzić sobie, przynajmniej na początku, z mniej przyjazną atmosferą i nieco mniejszym zaangażowaniem uczestników. Aby pomóc facylitatorowi skupić się na swojej roli, w zespole powinny znaleźć się przynajmniej dwie osoby, które zapewniają płynny przebieg warsztatów.
Każdy Design Sprint to proces w pewnym stopniu nieuporządkowany, a jego digitalowa wersja nie jest tu wyjątkiem. Aby usprawnić ten proces, zawsze mamy drugiego prowadzącego, który jest odpowiedzialny za przestrzeganie zasad. Umożliwia to facylitatorowi prowadzenie ćwiczeń bez tracenia cennych minut, a tym samym — uwagi uczestników.
Nie zapominajmy też, że w Design Sprincie najważniejszy jest czas. Dlatego wyznaczamy w zespole jedną osobę, która zajmuje się jego mierzeniem. Osoba ta sprawdza też, czy uczestnicy potrzebują więcej czasu na wykonanie ćwiczeń i sygnalizuje to prowadzącemu.
Powinieneś poświęcić dużo uwagi na znalezienie narzędzi do przygotowania warsztatu. Pamiętaj, aby przetestować je przed rozpoczęciem warsztatu, gdyż problemy techniczne mogą zakłócić dynamikę grupy. Jeśli to możliwe, warto zapoznać wcześniej uczestników z narzędziami, których będziesz używał. Oto kilka narzędzi, których używamy do pracy zdalnej:
Miro, tablica cyfrowa do współpracy w czasie rzeczywistym, ze świetnymi szablonami do wielu ćwiczeń warsztatowych. Posiada również dodatkowe funkcje, które mogą być pomocne, jak wbudowany timer lub funkcja głosowania. Alternatywnie można wypróbować Mural lub nawet Google Slides.
Zoom lub Google Hangouts, lub inne sprawdzone narzędzie do prowadzenia wideokonferencji.
Aby przeprowadzić zdalne testy na użytkownikach, wypróbuj Lookback. Jest to przydatne rozwiązanie, które umożliwia wykonywanie zdalnych badań na użytkownikach w czasie rzeczywistym, jak również testów bez moderacji, aktywowanych za pomocą prostego linku.
Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie przygotowań wcześniej i zebranie informacji od uczestników poprzez ankiety lub wywiady. Niezbędne jest również przeprowadzenie własnego researchu. Pozwala to na przygotowanie materiałów do ćwiczeń typu, które odbywają się pierwszego dnia, takich jak "How-might-we". Dzięki temu uczestnicy nie czują się sfrustrowani pustą tablicą oraz rozumieją, czego się od nich oczekuje.
Oczywiście sztuka udanego prowadzenia zdalnego Design Sprintu jest nieco bardziej skomplikowana, a ten artykuł to jedynie wstęp do tego tematu. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat Design Sprintu, skontaktuj się z nami lub napisz do nas na adres hello@start-up.house.